LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

La organización esta constituida por cuatro componentes interrelacionados, el modelo creado por Leavitt lo muestra a continuación:

 

Considera a la tecnología, las tareas, las personas y la estructura organizativa en la que funcionan como cuatros variables interdependientes, visualizadas como puntas que definen un diamante.

Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:

El subsistema técnico: que incluyen los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividen esos trabajos y su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos y demás (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

El subsistema social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales. Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

El modelo Leavitt se basa en la fuerte interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas. Esta característica que el modelo asume es importante considerarla durante el diseño del sistema administrativo y del sistema de información.

UN EJEMPLO PRÁCTICO:

Tomare como organización la escuela pública. dentro de la misma hay un sistema llamado  SAGE. Explicaré brevemente que es el S.A.G.E,  para luego desarrollar el ejemplo práctico:

El S.A.G.E. (Sistema de la Administración de la Gestión Educativa) es un conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinas asociadas con la operación de un sistema de computadoras que permite integrar escuela y gobierno a la vez. 

Es un sistema que satisface las demandas de la dinámica diaria del ámbito educativo, vinculando todo lo referido al planeamiento, seguimiento y monitoreo de gestión, desarrollado en una plataforma web, segura, robusta y confiable. 

EL S.A.G.E. brinda soluciones específicas para cada área de la administración central, departamental, institucional y personal, con diferentes herramientas y pantallas de consulta. La provincia comenzó con la implementación de este sistema en el año 2005, primeramente capacitando a los directivos de escuelas de todos los departamentos de la provincia y de todos los niveles del sistema educativo. 

El ejemplo práctico: relacionado con organización publica, específicamente una escuela primaria. Hasta el año 2005, cuando el personal docente necesitaba tomar una licencia por diferentes motivos, una inasistencia diaria, etc. Debía llenar un formulario, a mano, llamado FU (formulario único), en él solicitaban los datos personales, motivo de inasistencia o licencia prolongada, etc. Este formulario se entregaba a la secretaria del establecimiento, y ésta  a su vez, debia ir con todas las F.U del día al CGE, para presentar las licencias e inasistencias para ser cargadas en el sistema de de Persoanl del  CGE, éste a su vez,lo enviaba a Liquidaciones. Todo este trámite a veces demoraba un largo tiempo, y ésto hacía que se liquiden los sueldos fuera de término.

Al implementarse el Sistema de AdminIstración de Gestión educativa (SAGE), personal presente el certificado médico en secretaría de la escuela, y ahí mismo se cargan los datos en el SAGE, y la información va directamente a Liquidaciones. Se agilizó de manera increíble el trámite de licencias en la educación en Entre Ríos

CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Solicitud de licencia docente ante el SAGE por largo tratamiento

1. Generación y captura de datos: la secretaria de la escuela, ingresa datos del docente al sistema SAGE.

2. Evaluación: los datos deben ser evaluados antes de ser enviados por sistema. Puede pasar que se ingrese mal algún código del tipo de licencia o algún error de tipeo.

3. Destrucción: en caso de que los datos evaluados tengan algún error, o sean incorrectos, deben ser eliminados.

4. Almacenamiento: los datos que sirven son almacenados en la base de datos de "personal de la institución"

5. Transporte: el transporte de los datos se hace por medio de un medio digital. Aunque algunas veces, cuando el sistema falla, también se puede llenar una planilla con los mismos datos almacenados, y se lo entrega.

6. Recuperación: en caso de ser necesario recuperar datos, se lo hace de manera digital

7. Reproducción: considerando que la reproducción de datos es la copia orginal, la misma se puede realizar muy fácilmente imprimiendo los formularios.

8. Clasificación: cuando se ingresan datos para una inasistencia de un día, se cargan códigos diferentes que, al ser una licencia prolonga o de largo tratamiento.

9. Análisis: los datos son analizados según la interpretación del usuario, si los analiza quien este frente a la secretaría es diferente a si los analiza un operario del SAGE.

10. Operación: se realizan operaciones de datos cuantitativos, cuando los días de licencia se suman, al renovar las licencias por parte del docente.

11. Síntesis e Utización: por lo general se agupan los datos para un informe completo.

12. Utilización: una vez transformados en el informe que necesita el SAGE para aprobar la licencias, que son signficativos para ser utizados, se transforman en "información"

INFORMES INTERNOS DE UNA ORGANIZACIÓN

Daré un ejemplo para cada tipo de informe,  tendiendo en cuanta como organización la escuela publica, el ejemplo citado en el ejemplo práctico ante mencionado: 

En una organización se pueden encontrar cuatro tipo de informes:

Informes periódicos: son los que se hacen en forma rutinaria según la base de períodos establecidos con anticipación. Pueden ser semanales, quincenales, etc.

• Por ejemplo: se hace un informe mensual del porcentaje de asistencias e insistencias del personal a Direccion Departamental de Escuelas. 

Informes de datos críticos: se utilizan para monitorear aspectos importantes y críticos de algunas operaciones a determinados intervalos a fin de actuar rapidamente ante la aparición de algún desvío o un problema.

• Por ejemplo: ante un paro sorpresivo, desde el CGE, solicitan un listado del personal que asistió a trabajar. 

Informes al instante: son los informes que se solicitan antes del tiempo estipulado.

• Por ejemplo: desde la dirección de la escuela, solicitan al personal docente, el porcentaje de asistencia de los alumnos en la mitad del mes. (Ya que el mismo ya se siempre al cierre de cada mes)

Informe de excepción: es sobre situaciones que no son normales, o que siendo normales han establecido el límite de control establecido.

• Por ejemplo: se debe elevar un alta médica al SAGE, pero desde Dirección Departamental de Escuelas, no llegó la documentación por extravío de la misma- Se debe informar sobre la situación.

OPINION PERSONAL

Los sitemas de información "informatizados", tienen sus aspectos negativos y positivos.

Aspectos positivos: la información se convierte en Inmaterial, mediante la digitalización es posible almacenar grandes cantidades de información, en dispositivos físicos de pequeño tamaño (discos, CD, memorias USB, etc.). A su vez los usuarios pueden acceder a información ubicada en dispositivos electrónicos lejanos, que se transmite utilizando las redes de comunicación, de una forma transparente e inmaterial. Podemos transmitir la información instantáneamente a lugares muy alejados físicamente, mediante las denominadas “autopistas de la información”. Obtenemos la interactividad, permite estar interconectado con el resto instantaneamente. 

Aspectos negativos: si por ejemplo hay alguna falla en el sistema, no se puede acceder por  un rato a la informción. O no se puede acceder rapidamente si el sistema está lento o con alguna dificultad en el sistema. Otra desventaja puede ser el acceso a la información de personas que no estén autorizadas y se filtre información de una empresa.

FEFLEXIÓN

Fue muy interesante, al realizar este post, aprender a utilizar una nueva herramienta Diagram.ly., es sencilla, fácil de usar, y la gran utilidad que tiene. Se la puede compartir en la red. 

También, me gusto el haber llevado a la práctica estos nuevos aprendizajes, y poder hacerlo dentro de mi ámbito laboral.

FUENTES:

 http://www.aprender.entrerios.edu.ar/servicios/informes-gestion/mejor-administracion-para-la-educacion.htm(consultada el 23/10/14)

https://www.draw.io/(visitada el 22/10/14)

http://www.theodinstitute.org/joomla/que-dicen-los-expertos-en-empresas-y-do/10-autores/163-leavitt-h-j-.html(visitada el 24/10/14)