Combinar correspondencia

C46: "COMBINAR CORRESPONDENCIA"

¿Qué es combinar Correspondencia?

La opción combinar correspondencia Word 2007 es una herramienta Que nos permite INCLUIR en un  Documento , datos almacenados en otro sitio.

E1:. Abrimos Word 2007.  Crear documento o carta dejando los Espacios correspondientes pára crear la combinación.

E2:   Se habre excel. Se crea la la Base de Datos a utilizar, o Se busca la la Base de Datos (si está creada)

E3:  Hacemos  clic en la ficha Correspondencia. Utilizar los Comandos de ficha Correspondencia para combinar Correspondencia. Trabajando en el documento.

E4: Seleccionamos paso a paso los Datos para hacer Correspondencia. (Se abre Una nueva ventana y Buscamos la Base de Datos que adjuntamos)

E5: Luego hacemos clic en Vista Previa.

Comparto un video explicativo para una mejor comprensión del tema:

Reflexión:

Luego de haber entendido como se utiliza esta herramienta, simplifica totalmente cuando debemos enviar notas a diferentes personas, o queremos ver datos de determinadas personas. Es sumamente útil para resumir información y economizar tiempo de trabajo.

Fuentes

http://universal-angelic.blogspot.com.ar/2009/06/pasos-para-Crear-una-combinacion-de.html(visitado 29/09/14)

http://es.slideshare.net/CamiloReyes2/combinar-correspondencia-5509709?related=1(visitado 29/09/14)

Controles de formularios de Excel

¿Qué son los controles de formularios de Excel?

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. 

C43:"UTILIZAR CONTROLES DE FORMULARIOS DE EXCEL"

E1: Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles. Pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos.

E2: Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control. Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.
Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.
Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.
Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
Control de número.  Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.
Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción  o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

A  continuación un video explicativo para la aplicación de controles en exceL:

REFLEXIÓN

Me parece de gran utilidad para facilitar el completado de algún formulario teniendo ya los datos predeterminados.

FUENTES:

http://exceltotal.com/controles-de-formulario-en-excel/(consultada el 22/09/14)

http://support.microsoft.com/kb/291073/es(consultada el 22/09/14)

Crear una tabla y gráfico dinámico en Excel

C44: "CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA"

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

E1: Nos posicionamos en la pestaña INSERTAR y hacemos clic en Tabla dinámica.

E2: Trabajamos sobre un ejemplo donde tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

E3:Aparecerá el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla

E4: Indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

E5:  Seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.Pulsamos Aceptar para seguir.

E6: Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

E6:Tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a Rótulos de fila, el campo MES a Rótulos de columna y finalmente el campo IMPORTE a la sección Valores

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

E7: Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo Valores aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

A CONTINUACIÓN VEMOS UN VIDEO EXPLICATIVO DE TABLA DINAMICA:

C45: "REALIZAR UN GRÁFICO DINÁMICO"

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

E1: Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico.

E2: Hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones

E3: Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

E4: Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.

Comparto un video que explica como hacer una gráfico dinámico (previa explicación de tabla dinámica, nuevamente)

Ejemplo creado donde aplique las competencias adquiridas, ante mencionadas.

Tabla y gráfico dinámico

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REFLEXIÓN:

A medida que fui desarrollando las diferentes evidencias de la competencia "creación de tabla dinámica", fui aplicándolo en un en ejemplo creado. Es una herramienta muy útil, y realmente, sencilla de utilizar. Luego realicé la tabla dinámica, donde muestra  en forma gráfica, los datos seleccionados para la misma.

FUENTES

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_16_2.htm(visitada el 20/09/14)

http://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/(visitada el 21/09/14)

http://www.allexcel.com.ar/tablas-dinamicas/tablas-dinamicas.php(visitada el 20/09/14)
//www.youtube.com/results?search_query=tabla+dinamica+en+excel+2007(visitada el 22/09/14)

Tabla Dinámica

¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.

• Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.

Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para  poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.  Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación  obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

REFLEXIÓN:

Leyendo y revisando la teoría, parece una herramienta muy útil de utilizar. En mi próxima publicación realizaré las competencias referidas a tabla dinámica, y ahi, aprenderé la real forma de confeccionarla, creando un ejemplo.

FUENTES:

http://exceltotal.com/funcionamiento-de-las-tablas-dinamicas/(consultado 19/09/14)

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_16_1.htm(consultado 19/09/14)

Funciones INDICE Y COINCIDIR

C40:"FUNCIÓN INDICE"

La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia.

Forma matricial de la función INDICE


En su forma matricial, la función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra justamente en el cruce de la fila y de la columna que hayamos especificado. La sintaxis de la función INDICE es la siguiente:

Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.
Núm_fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
Núm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo contrario debe especificarse el número de columna de la celda buscada.

E1: seleccionar la matriz
E2: Introducir la formula en el cuadro de argumentos de la funcion
E3: Hacer clik en aceptar. Aparecerá el dato que buscamos.


Ejemplo de la función INDICE en su forma matricial

En la celda D12 tengo la función INDICE que me ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las ventas del Producto 3 en el mes de Febrero.

Es importante que observes que los números de fila y de columna que se pasan como argumentos  a la función INDICE no son los números de fila y de columna de la hoja de Excel sino de la matriz que se especifica como primer argumento de la función

C41: "FUNCION  COINCIDIR"

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la función COINCIDIR


La función COINCIDIR tiene tres argumentos:.

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace la búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función COINCIDIR:

1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.

-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

EVIDENCIAS A TRAVES DE UN EJEMPLO  de la función COINCIDIR

E1: Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)


E2: Observar el resultado de la fórmula:

E3: La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("JOX", A1:A10)


En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:

La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada

A continuacion un video explicativo:

REFLEXIÓN:
Al ir avanzando en los aprendizajes sobre las funciones de Excel, uno se va dando cuenta de cuán útiles son las mismas. Pensar que antes, al no tener conocimiento alguno, hacíamos las cosas en Excel  (al menos en mi caso), como de forma "manual", pero en la computadora, las funciones nos simplifican cada operación que se debe hacer en este programa. 

FUENTES
http://exceltotal.com/la-funcion-indice-en-excel/(Visitada el 15/9/14)
http://exceltotal.com/la-funcion-coincidir-en-excel/(visitada el 15/09/14)

Funciones K.esimo.mayor y K.esimo.menor

C38: "FUNCION K.ESIMO.MAYOR"

La Función K.ESIMO.MAYOR en Excel nos permite ENCONTRAR el valor más grande Directivos Dentro de la ONU Rango de Datos o de Podemos sin especificar Una posicion Específica Dentro los Datos Que Nos devolverá la Función.

Sintaxis de la Función K.ESIMO.MAYOR

La Dos FUNCIÓN K.ESIMO.MAYOR Tiene Argumentos:

Matriz (obligatorio): El Rango de Datos de Donde deseamos Buscar.

K (obligatorio): La posicion Que OCUPA el Elemento de la Matriz Que deseamos Obtener.

E1: Para ProBar la Función K.ESIMO.MAYOR HAREMOS UN EJEMPLO Muy Sencillo. Tengo Una Lista de Números en la Columna A Que No Estan ordenados.

E2:Necesito Saber Cual de Todos Los Números es el alcalde párr lo Cual utilizaré la siguiente fórmula:

= K.ESIMO.MAYOR (A1: A10, 1)


El RESULTADO de esta Fórmula lo envía al OBSERVAR en la Celda C1 Que correctamente devuelve el valor 50 Que es precisamente el valor más grande Directivos de la Lista:

E3: Si Quisiera Saber Cual es El Segundo Número más grande Directivos de la Lista utilizo la siguiente fórmula:

= K.ESIMO.MAYOR (A1: A10, 2)


El RESULTADO lo PUEDES OBSERVAR en la Celda C2:

El Segundo Argumento de la Función nos Sirve párr Indicar la posicion Que deseamos Obtener.

C39: "FUNCION K.ESIMO.MENOR"

¿Para Qué USAMOS ESTA FUNCION?

ENCUENTRA el k-ésimo valor Más Pequeño En Un Rango.

Sintaxis

K.ESIMO.MENOR (Rango, k)

• Rango ( Obligatorio ): El Rango de Celdas Donde sí buscará.
• k ( Obligatorio ): El k-ésimo valor Más Pequeño a Buscar.

EVIDENCIAS: son iguales a las evidencias  de la C38: funcion K.esimo.mayor, pero  introducimos datos para que el  RESULTADO sea el k.menor

Comparto explicativo vídeo 

REFLEXIÓN:
La funcion K.esimo.mayor  y menor, me resultaron fáciles de entender y aplicar. Me parecieron funciones muy útiles!

FUENTES:
http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/k-esimo-mayor-funcion-k-esimo-mayor-HP010342646.aspx(Visitado el 12/09/14)
http://exceltotal.com/funcion-k-esimo-mayor-en-excel/(visitado el 13/9/14)

COMPLEMENTO DE EXCEL: SOLVER

¿QUE ES SOLVER?

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.

C37:"AGREGAR COMPLEMENTO SOLVER"

E1: Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

E2:Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de Excel.

E3: Haga clic en Ir.

E4: En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar.

OBSERVACIONES:
 Si Complemento Solver no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles, haga clic en Examinar para buscar el complemento.
Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo, haga clic en Sí para instalarlo.
Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.

A continuación un video explicativo de Solver

REFLEXIÓN:
Solver es una importante herramienta de optimización de recursos. Con Solver se puede decidir de maximizar o minimizar los recursos deseados. Me costó bastante entender como aplicarlo, pero muy interesante!

FUENTES
http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/definir-y-resolver-un-problema-con-solver-HP010342416.aspx(Vistiada el 4/9/14)